Änderung – Vertragsnummernwechsel bei der AXA

Die AXA führt eine Massenänderung von Vertragsnummern durch.

Eine Änderung der Versicherungsnummer führt dazu, dass Zuordnungen mit der neuen Vertragsnummer auf Ihre Bestandsverträge (mit der alten Vertragsnummer) nicht mehr möglich sind. Dies betrifft z.B. Dokumentenimporte über BiPro sowie GDV-Importe. Im schlimmsten Fall kann das bei einem GDV-Import dazu führen, dass AMS eine Vertrags-Neuanlage vorschlägt. Und bei ungeprüftem Schreiben somit Vertrags-Dubletten entstehen können.

AMS bietet für solche Fälle über den Menüpunkt „Organisation – Wechsel – Vertragsnummer“ an, die alte Vertragsnummer auf die neue Vertragsnummer zu ändern.

In Abstimmung mit assfinet stellt die Axa Ihnen ab dem 09.05.2023 dazu jeweils eine Excelliste im Downloadcenter (Gruppe Bestandsaktionen in MyAXA Makler) zur Verfügung.

Laden Sie die Datei bitte einmalig herunter.

Entpacken Sie die heruntergeladene Zip-Datei. Die darin enthaltene Excel-Datei passen Sie bitte wie folgt an: 1. Zeile 1 muss die drei Überschriften „Gesellschaft“, „Vertragsnummer-Alt“ und „Vertragsnummer-Neu“ enthalten

Die erste Zeile ist zwingend erforderlich.

In die erste Spalte setzen Sie darunter jeweils das Gesellschaftskürzel Ihrer AMS-Gesellschaft, z.B. „AXA“ oder „AXA-A“.

Spalte 2 (neue Vertragsnummer) und 3 (alte Vertragsnummer) müssen gegenüber der Excel-Datei der AXA getauscht werden. Sonderzeichen in den Vertragsnummern werden ignoriert, d.h. 12345-0815 wird im Beispiel ebenso erkannt wie 123450815.

Die Spalte 4 enthält laut AXA das Maklerkonto (Vermittlerkonto im AMS). Diese Spalte löschen Sie bitte.

Speichern Sie danach die veränderte Datei über den Excel-Menüpunkt „Datei – Speichern unter“ als CSV-Datei (Trennzeichen getrennt), z.B.

Bevor Sie die Wechselfunktion im AMS über den Menüpunkt „Organisation – Wechsel – Vertragsnummer“ durchführen, stellen Sie bitte sicher, dass eine aktuelle Datensicherung Ihrer AMS-Datenbank existiert.

Wenn Sie die Wechselfunktion ausführen, geben Sie die gespeicherte CSV-Datei im Windows-Dateidialog an.

Beim Wechsel haben Sie die Möglichkeit, automatisch Historiendatensätze von Verträgen anlegen zu lassen. So können Sie auch nach dem Wechsel über den Direktzugriff und dort die Vertragshistorien weiterhin nach den alten Vertragsnummern suchen.

Über „Datei – Ereignisprotokoll“ können Sie sich nach erfolgtem Wechsel eine Liste der gewechselten Verträge anzeigen lassen. Selektieren Sie dazu nach Ereignistyp „VNR_CHG“.

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