Zum Thema Mailintegration hatte ich schon im alten AMS-Entwicklungsforum zwei Prototypen online gestellt und um Feedback geben. In Kürze ging es um die folgenden beiden Themen:
- Mail versenden: Hier ging es um die Abläufe zum Versand von in AMS erstellten Dokumenten per E-Mail, insbesondere wenn mehrere Anhänge an die E-Mail angehängt werden müssen.
- Mail archivieren: Die Ablage von erhaltenen E-Mails in AMS soll verbessert werden. Dazu soll AMS auf Mails zugreifen, die im Mailsystem (z.B. Outlook) gespeichert sind.
Erste Stimmen dazu konnten wir bereits hören. AMS01241 schrieb:
In der Praxis habe ich jedoch so meine bedenken. Eine solche Funktion macht nur sinn, wenn Sie von der Masse der unserer Anwender auch genutzt wird – also nicht unnötig kompliziert.
Das schreiben von Mails über einen Mailclient wie Outlook oder Thunderbird ist da recht komfortabel. Besonders aus rechtlicher Sicht müssen Emailsignaturen bestimmte Mindestinhalte haben.
Anhänge lassen sich sicherlich im Postbestand des Kunden, wie auch im Vertrag finden. Das kommt im Zweifel auf die Situation an. Sicherlich wäre eine solche Funktion auch für die Schadenbearbeitung sinnvoll.
Also könnten auch hier Dokumente zu finden sein.
Ggf. jedoch auch noch ausserhalb des AMS (z.B. Tarifdarstellungen etc.)Bei erhaltenen Mails:
Hier würde man wieder mit einer weiteren „Liste arbeiten“, aus der man Daten nach AMS sortieren muss. Das ist schon im DMS mühsehlig.
Ich würde eine einfachere Lösung viel besser finden:
Man erhält eine Mail in Outlook und kann diese per Knopfdruck nach AMS transportieren. Das ist sicherlich bei der Masse der Mailclients nicht überall umsetzbar – bei MS Outlook sollte es jedoch kein Problem darstellen.Trotzdem:
Das Tool zum einlesen funktioniert bei uns über die MAPI Schnittstelle – sofern man den externen Zugriff auf Outlook erlaubt.
Daraufhin schrieb AMS00287:
sicherlich handelt es sich um ein sehr anspruchsvolles Thema für einen Programmierer. Bei der Vielfalt der verwendeten Mail-Programme hier auf eine Einheitslösung zu kommen halte ich für nahezu unvorstellbar.
Das Schreiben direkt aus AMS heraus halte ich persönlich für nicht sinnvoll.
Das Anstossen einer Mail – die ich mit meinem Mailprogramm schreiben kann – halte ich hingegen für zwingend erforderlich – und zwar in allen Bereichen des AMS in denen ich einen Brief schreiben oder einen Druck anstossen kann. Wichtig hierbei: unabhängig daon, ob zu einem Kunden oder einer Gesellschaft bereits eine Mail-Adresse gespeichert ist!
Somit kann jeder Anwender weiterhin auf seine eigenen Einstellungen, Signaturen, Verschlüsselungen, Archive für Anlagen etc. zugreifen.
Gleiches gilt meiner Meinung nach für das Einlesen der Mails. Ich weiss nicht, wie es anderen Anwendern geht, aber ich möchte nicht jede Mail, die ich versende, im AMS hinterlegt haben.Zu Ihren Schnittstellen:
Für den Mailversand vorher noch in AMS bestimmte Dokumente in bestimmte Ordner zu schieben ist mir zu umständlich.
Die Schnittstelle für das Einlesen der Mails stellt sich bei unserem Tobit – installiert auf einem Terminalserver – als „mausetod“.Als letzten Punkt noch eines: schon jetzt habe ich ein Problem, alle aktuell einen Kunden betreffenden Infos zusammenzusuchen: Termine, Postbestand, Inkasso, Schäden und in Kürze noch die DOKU. Ein weiteres Suchverzeichnis macht hier keinen Sinn. Oder ich habe noch nicht die Funktion gefunden, mit der ich mir selbst alle Informationen „auf Klick“ zusammenstellen kann, so wie ich es möchte. Sollte es diese Funktion schon geben, dann erbitte ich eine kleine diesbezügliche Nachhilfe – danke im voraus.
Die Tendenz aus der Entwicklung geht nun grob gesagt in folgende Richtungen:
- Versenden von E-Mail: AMS wird mehr Funktionen bieten, um in AMS erstellte Word-Dokumente als Anhang in eine E-Mail zu bringen. Dazu kann vor allem der „E-Mail-Ordner“ dienen, der das hinüberziehen von AMS-Dokumenten in eine E-Mail per Drag-and-drop ermöglichen soll. Änderungen bezüglich Adressatenauswahl wird es auch geben. Die E-Mail selbst wird weiterhin im E-Mail-Programm geschrieben – das kann AMS nicht leisten.
- Archivieren von E-Mail: Es werden Schnittstellen zu MS Outlook und Tobit David geprüft, die jeweils so funktionieren sollen, dass alle Mails in einem bestimmten Ordner des Mailssystems (z.B. Ordner „AMS“) von AMS eingelesen und automatisch den Absendern/Empfängern in AMS zugeordnet werden, soweit möglich.
Noch ist aber nicht der ganze Funktionsumfang festgezurrt – wir sind also noch für Anregungen offen …