Wie versprochen gibt es heute den zweiten Teil unserer Update Preview: der neue AMS.4 Baustein Prozesse & Workflows.
Da der neue Baustein die Weiterentwicklung des alten Moduls EU-Doku+ darstellt, erhalten alle Kunden, die bereits über einen gültigen EU-Doku+ Supportvertrag verfügen, ein gratis Upgrade auf den Baustein Prozesse & Workflows.
Mit dem neuen AMS.4 Baustein „Prozesse & Workflows“ können Sie auf einfache Weise Ihre eigenen Arbeitsabläufe und Prozesse in AMS.4 integrieren. Über die neue Vorgangsverwaltung als Bestandteil des Info-Centers steuern und überwachen Sie z.B. Ihre Angebots-, Ausschreibungs- und Beratungsvorgänge.
Umfangreiche Selektions- und Auswertungsmöglichkeiten geben Ihnen Aufschluss darüber, welcher Mitarbeiter besonders ausgelastet ist, wie viele Vorgänge auf Antwort Ihrer Kunden warten oder welche Vorgänge eines kranken Mitarbeiters heute dringend erledigt werden müssen.
Neben der reinen Vorgangsverwaltung und Prozesssteuerung unterstützt Sie der neue Baustein „Prozesse & Workflows“ auch bei der Strukturierung und Dokumentierung Ihres Beratungsprozesses. So können Sie z.B. selbstdefinierte Risikoanalyse-Bögen hinterlegen. Ausgewählte Kunden, Vertrags-, Schaden- und Terminformationen werden automatisch in die Beratungsdokumentation übernommen. Die Druck-Vorlagen hierfür können Sie nun endlich auch in der AMS-Formularverwaltung mit den bekannten AMS.4-Textvariablen nach Ihren Vorstellungen gestalten.
Fortlaufende Vorgangsnummern
Die automatisch fortlaufende Vorgangsnummer ermöglicht die sichere Zuordnung von zu bearbeitenden Fällen unter Ihren Mitarbeitern.
Die Vorgangsnummer sichert die eindeutige Erkennung des Vorgangs, welcher die zentrale Steuerungsfunktion Ihres Prozesses übernimmt.
Bisher lose im AMS.4 verteilte Informationen werden in einem Vorgang gebündelt, sodass dieser als zentrale Bearbeitungsstelle für alle Tätigkeiten im AMS fungiert. Angefangen bei Kunden- und Vertragsneuanlage, über den Schriftverkehr und interne Notizen bis hin zu Termin- und Aufgabenmanagement werden alle Tätigkeiten zentral aus dem Vorgang gesteuert.
Workflow-Typ festlegen
Die korrekte Einhaltung der definierten Prozessschritte im Maklerbüro leistet einen wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung als auch zur Reduktion von Haftungstatbeständen.
Hierbei unterstützt Sie AMS.4 durch die Definition selbstdefinierter Vorgangstypen (z.B. Beratung), sowie den darauf aufbauenden, notwendigen Aktionen und Schritten, die ein Vorgang durchlaufen muss.
Frei definierbare Merkmale
Um Vertriebsaktivitäten effizient zu kanalisieren ist die Bewertung von Kunden und Interessenten unerlässlich.
Mit dem Baustein Prozesse & Workflows definieren Sie individuelle Merkmale zur Klassifizierung und Einschätzung Ihrer Vorgänge, oder definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für sich und Ihre Mitarbeiter. So ist die adäquate Bearbeitung Ihrer Geschäftsfälle stets gewährleistet.
Automatische Benachrichtigung
Besonders bei der Bearbeitung von bedeutenden Geschäftsfällen ist es wichtig, stets über die aktuellen Änderungen informiert zu sein.
So beauftragen Sie zum Beispiel Ihre Mitarbeiterin im Hinblick auf eine Neukundengewinnung eines bedeutenden Privatkunden einen Beratungstermin zu vereinbaren, den Termin vorzubereiten und gegebenenfalls dazu gleich HRV Vergleiche zu erstellen. AMS.4 setzt Sie bei der Aktualisierung der ausgewählten Vorgänge automatisch in Kenntnis, sodass Sie stets im Bilde sind.
Freie Notizen und Kommentare
Jeder Kunde hat individuelle Bedürfnisse und einen eigenen Hintergrund, die es als Informationen und Arbeitsanweisungen zu verarbeiten gilt.
Damit Sie und Ihre Mitarbeiter Vorbereitungen und Beratung optimal durchführen und planen können, können Sie im nachträglich nicht mehr änderbaren Notiz- und Kommentarfeld Anmerkungen, spezielle Kundenwünsche oder allgemeine Hinweise für Ihre Mitarbeiterin einfach eingeben und speichern.
Terminanlage
Termine und Aufgaben können direkt aus dem Vorgang heraus angelegt werden und beispielsweise mit Kunden oder Vertrag verknüpft werden. So finden Sie den Termin auch im Info-Center des Kunden oder Vertrags wieder.
Optimale Kommunikation
Erledigen Sie Ihren Schriftwechsel, zum Beispiel die Terminbestätigung per Brief oder Email, direkt aus dem Vorgang heraus. So sparen Sie Zeit und können jederzeit den erfolgten Schriftverkehr nachvollziehen.
Durch die Verknüpfung aller Objekte wie Gesellschaften, Kunden oder Vermittler mit dem entsprechenden Vorgang erhalten Sie Zugriff auf alle Formulare und können wie gewohnt Textbausteine inkl. Variablen verwenden.
Bearbeitungshistorie
Die Bearbeitungshistorie dokumentiert automatisch alle Aktivitäten und Änderungen, die an Ihren Vorgängen vorgenommen werden. So schaffen Sie sich auch bei späterer Bearbeitung oder Einsicht volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Auch im Vertretungsfall haben so alle Kollegen einen Überblick über den Sachstand des Vorgangs.
Lückenlose Analyse, Beratung und Dokumentation
Um Ihre Haftungspotentiale deutlich zu reduzieren, unterstützt Sie AMS.4 durch einen strukturierten, dokumentierten Beratungsprozess mit Risikoanalysebögen, die Sie selber auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Private und gewerbliche Risikoanalysebögen werden von AssFiNET auf der Basis des ehemaligen Moduls Vaust (gewerbliche Risikoanalyse) und dem Arbeitskreis EU Vermittlerrichtlinie für private Abfragen bereitgestellt. Diese können bei Bedarf nach Ihren eigenen Vorstellungen angepasst werden.
AMS.4 übernimmt automatisch die ausgewählten Kunden- und Vertragsdaten, sowie die durchgeführten Termine, die anschließend direkt in einer eigendefinierten Beratungsdokumentation im PDF-Format zur Verfügung stehen.
Hierbei können Sie unterschiedliche Vorlagen selbst definieren; beispielsweise Privat-Einzelberatung, Privat-Jahresgespräch oder eine Gesamtberatungsdokumentation für den Vermittler.
Volle Übersicht über Ihre Vorgänge
Erfolgreiche Makler verfügen über einen breiten Kundenbestand, zu dessen Bearbeitung eine Vielzahl von Vorgängen notwendig sind. Damit Sie stets die volle Übersicht behalten, stehen Ihnen vielfältige Selektions- und Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Somit alle für Sie relevanten Informationen – auf einen Blick.
Vorgangsauswertung
Qualitätskontrolle und die optimale Auslastung der Mitarbeiter werden auch im Maklerbüro immer wichtiger. Um die Produktivität und Auslastung Ihrer Mitarbeiter auszuwerten, können Sie mit dem neuen Baustein Prozesse und Workflows die Arbeitsbelastung – die Anzahl der zu bearbeitenden Vorgänge, sowie den entsprechenden Status – überwachen.
In unserem nächsten Teil der Update Preview stellen wir Ihnen die neue AssFiNET Community vor -Bleiben Sie dran!