Im Rahmen unserer zweiwöchentlichen Produkt-Updates freuen wir uns, Ihnen in diesem Blog-Artikel wieder einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen und Verbesserungen innerhalb unserer cloud-Produkte zu geben.
(Einen Link zu ausführlichen Informationen finden Sie am Ende des Artikels.)
Hinweis für alle Nutzer der assfinet collaboration
Sofern Sie das Aussehen Ihrer collaboration durch CSS-Anpassungen individualisiert haben, beachten Sie bitte, dass sich durch jedes Update Änderungen ergeben können, die die Darstellung beeinflussen. Vor den produktiven Updates stehend die Änderungen auf unserer User-Acceptance-Test-Umgebung (UAT) zur Verfügung. Dort können Sie die Funktion der CSS-Anpassungen überprüfen.
ams6
Kommentarfeld für Dokumente
Ab sofort können bei Dokumenten im Postbestand Kommentare direkt über das Kommentarfeld hinterlegt werden. Dadurch lassen sich zusätzliche Informationen, Hinweise oder Bearbeitungsvermerke direkt am jeweiligen Dokument erfassen und für andere Nutzer nachvollziehbar dokumentieren.
Die Kommentare bleiben mit dem Dokument verknüpft und unterstützen eine transparente Kommunikation sowie eine effizientere Bearbeitung innerhalb des Postbestands.
Beachten Sie hierbei, dass diese Funktionalität ausschließlich im Standalone-Modus vorhanden ist. Im Hybrid-Modus können Kommentare weder bearbeitet noch hinzugefügt werden. Sie müssen in AMS.5 bearbeitet werden und werden danach nach abschließender Synchronisation mit der Cloud dort angezeigt.
Formularlink an Kunden versenden
Der Versand von Forms+ wurde für Massenaktionen erweitert. Über ein neues Kontrollkästchen kann der Formularlink nun automatisch an alle ausgewählten Kunden versendet werden. Kunden, für die keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, werden dabei automatisch übersprungen. Dadurch wird der Versandprozess vereinfacht und die manuelle Auswahl einzelner Empfänger reduziert. So können Formulare effizient an eine große Anzahl von Kunden verteilt werden.
Überarbeitung der Empfängerliste
Die Empfängerliste wurde überarbeitet. Ab sofort haben Sie beim Verfassen einer Nachricht aus einem Vertrag heraus die Möglichkeit, sich neben den Adressen des Provisionszahlers auch die Adressen des Risikoträgers anzeigen zu lassen. Dies sorgt für einen gezielteren Überblick.
Löschfunktion DMS-Ordner
Die Benutzerfreundlichkeit bei der Verwaltung von DMS-Ordnern wurde verbessert. Ordner, die nicht gelöscht werden können, beispielsweise Systemordner wie „Entwürfe“ oder „Gesendet“ sowie Ordner, die noch Inhalte enthalten, werden nun mit einem deaktivierten Löschen-Button dargestellt. Zusätzlich informiert ein Tooltip über den jeweiligen Grund, weshalb das Löschen des Ordners aktuell nicht möglich ist. Dadurch werden Rückfragen vermieden und die Ursache ist direkt ersichtlich.
Neue KI-Funktionen
Mit dem neuen Update haben wir eine KI-Funktion implementiert, welche es ermöglicht, Inhalte aus dem KI-Chat einwandfrei zu kopieren. Dabei wird die Formatierung beibehalten, so dass Tabellen, Listen und andere Niederschriften beim Einfügen in Outlook, Word oder Teams erhalten bleiben.
Es wurde eine neue Einstellung hinzugefügt, mit der Sie festlegen können, dass Links aus dem KI-Chat standardmäßig in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden. Dies ermöglicht eine komfortablere Nutzung, da geöffnete Inhalte eingesehen werden können, ohne den aktuellen Chat zu verlassen.
Im gleichen Zuge wurde der AI-Chat um eine Drag-and-Drop-Funktion für Dateiuploads erweitert. Dateien können nun bequem per Drag & Drop in den Chat gezogen und hochgeladen werden. Dies vereinfacht den Upload-Prozess und ermöglicht eine schnellere und intuitivere Nutzung des AI-Chats.
Mehrfachzuordnung von Objekten in Vorgängen
Vorgänge können ab sofort mehreren Objekten zugeordnet werden. Hierfür steht neben der bestehenden Hauptzuordnung der neue Abschnitt „Weitere Objekte“ zur Verfügung. Dieser kann sowohl bei der Erstellung als auch bei der Bearbeitung eines Vorgangs genutzt werden, um zusätzliche Objekte hinzuzufügen oder zu entfernen.
Bereits zugeordnete Objekte werden bei der Auswahl nicht erneut angeboten. Die Änderungen werden mit dem Speichern des Vorgangs übernommen. Im Vorgangskopf wird weiterhin das Hauptobjekt angezeigt. Zusätzliche Objekte werden je Objekttyp über einen +n-Indikator dargestellt und sind so auf einen Blick erkennbar.
Partnerimport: Aktualisierung bestehender Kunden
Der CSV-Assistent wurde um einen zweiten Importmodus erweitert. Neben der Neuanlage von Kunden können nun auch bestehende Kunden aktualisiert werden. Vor dem Import wählen Sie den gewünschten Modus sowie eine Schlüsselspalte (ID oder Partnernummer) aus, über die bestehende Datensätze identifiziert werden.
Zusätzlich können Sie festlegen, wie leere Zellen verarbeitet werden sollen: Diese können entweder den vorhandenen Wert unverändert lassen oder das entsprechende Feld im Kundendatensatz löschen.
Vor der Übernahme der Änderungen führt der Assistent eine Vorschau durch. Dabei wird für jede Zeile angezeigt, ob der entsprechende Kunde eindeutig gefunden, mehrfach gefunden oder nicht gefunden wurde. Darüber hinaus erhalten Sie eine Übersicht der Felder, die aktualisiert werden sollen. So können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und vor dem Import überprüft werden.
Zudem wurde die Massenaktualisierung per CSV-Datei erweitert und diese unterstützt nun neben Partnern auch Verträge und Schäden. Vor dem Import wählen Sie aus, welche Art von Datensatz aktualisiert werden soll. Zur Identifikation der Datensätze dient dabei die Versicherungsscheinnummer für Verträge beziehungsweise die Schadennummer des Versicherers für Schäden.
Vor der Übernahme der Änderungen führt der Assistent eine Validierung der Daten durch und zeigt für jede importierte Zeile an, ob der zugehörige Datensatz eindeutig gefunden, mehrfach gefunden oder nicht gefunden wurde. Auf diese Weise können mögliche Probleme bereits vor der Aktualisierung erkannt und geprüft werden.
Um die Datenintegrität sicherzustellen, werden systemgeschützte Felder nicht für die Zuordnung angeboten und können daher nicht über den Import aktualisiert werden. Dadurch wird eine sichere und kontrollierte Massenpflege von Vertrags- und Schadendaten ermöglicht.
Im gleichen Zuge wurde der AI-Chat um eine Drag-and-Drop-Funktion für Dateiuploads erweitert. Dateien können nun bequem per Drag & Drop in den Chat gezogen und hochgeladen werden. Dies vereinfacht den Upload-Prozess und ermöglicht eine schnellere und intuitivere Nutzung des AI-Chats.
Mehrfachzuordnung von Objekten in Vorgängen
Vorgänge können ab sofort mehreren Objekten zugeordnet werden. Hierfür steht neben der bestehenden Hauptzuordnung der neue Abschnitt „Weitere Objekte“ zur Verfügung. Dieser kann sowohl bei der Erstellung als auch bei der Bearbeitung eines Vorgangs genutzt werden, um zusätzliche Objekte hinzuzufügen oder zu entfernen.
Bereits zugeordnete Objekte werden bei der Auswahl nicht erneut angeboten. Die Änderungen werden mit dem Speichern des Vorgangs übernommen. Im Vorgangskopf wird weiterhin das Hauptobjekt angezeigt. Zusätzliche Objekte werden je Objekttyp über einen +n-Indikator dargestellt und sind so auf einen Blick erkennbar.
Partnerimport: Aktualisierung bestehender Kunden
Der CSV-Assistent wurde um einen zweiten Importmodus erweitert. Neben der Neuanlage von Kunden können nun auch bestehende Kunden aktualisiert werden. Vor dem Import wählen Sie den gewünschten Modus sowie eine Schlüsselspalte (ID oder Partnernummer) aus, über die bestehende Datensätze identifiziert werden.
Zusätzlich können Sie festlegen, wie leere Zellen verarbeitet werden sollen: Diese können entweder den vorhandenen Wert unverändert lassen oder das entsprechende Feld im Kundendatensatz löschen.
Vor der Übernahme der Änderungen führt der Assistent eine Vorschau durch. Dabei wird für jede Zeile angezeigt, ob der entsprechende Kunde eindeutig gefunden, mehrfach gefunden oder nicht gefunden wurde. Darüber hinaus erhalten Sie eine Übersicht der Felder, die aktualisiert werden sollen. So können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und vor dem Import überprüft werden.
Zudem wurde die Massenaktualisierung per CSV-Datei erweitert und diese unterstützt nun neben Partnern auch Verträge und Schäden. Vor dem Import wählen Sie aus, welche Art von Datensatz aktualisiert werden soll. Zur Identifikation der Datensätze dient dabei die Versicherungsscheinnummer für Verträge beziehungsweise die Schadennummer des Versicherers für Schäden.
Vor der Übernahme der Änderungen führt der Assistent eine Validierung der Daten durch und zeigt für jede importierte Zeile an, ob der zugehörige Datensatz eindeutig gefunden, mehrfach gefunden oder nicht gefunden wurde. Auf diese Weise können mögliche Probleme bereits vor der Aktualisierung erkannt und geprüft werden.
Um die Datenintegrität sicherzustellen, werden systemgeschützte Felder nicht für die Zuordnung angeboten und können daher nicht über den Import aktualisiert werden. Dadurch wird eine sichere und kontrollierte Massenpflege von Vertrags- und Schadendaten ermöglicht.
assfinet cloud
collaboration
Mit dem neuen Update steht Ihnen bei der forms classic Kachel eine neue Option für die automatische Vorgangserstellung zur Verfügung. Wird diese Option aktiviert, erstellt das System automatisch einen Vorgang in der Collaboration. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und die Bearbeitung standardisierter Prozesse vereinfacht.
assfinet forms
KI-Upload
Mehrere Objekte aus einem Dokument in Wiederholungsgruppen anlegen
Bisher konnten Formulare bereits mithilfe von KI aus einem hochgeladenen Dokument innerhalb von Wiederholungsgruppen befüllt werden. Jedoch wurde dabei immer nur eine einzelne Wiederholung befüllt. Bei Erfassung mehrerer gleichartiger Objekte (z.B. mehrerer Kinder, Verträge oder versicherte Objekte) musste für jede Wiederholung ein eigener KI- Upload durchgeführt werden. Mit dem neuen Release können Sie mehrere gleichartige Objekte befüllen. Die KI erkennt diese als separate Objekte und das Formular legt daraus automatisch die entsprechende Anzahl an Einträgen in der zugehörigen Wiederholungsgruppe an und befüllt sie. Die bisherige Befüllung einzelner Elemente innerhalb einer Wiederholungsgruppe bleibt unverändert bestehen.
Damit können Sie Sammel-Dokumente in einem Schritt erfassen statt wie bisher in mehreren Einzelvorgängen. Das spart bei Formularen mit Wiederholungsgruppen deutlich Zeit und vermeidet Übertragungsfehler beim manuellen Nacherfassen.
Um den genauen Ablauf der Anpassung zu erfahren, schauen Sie sich gerne folgendes erklärende YouTube-Video an:Platzhalter für Jeromes Video
Echtzeitabfragen werden von der KI korrekt gefüllt
Bei einem KI-Upload wurden der KI die Antwortmöglichkeiten von Listen bereits mitgegeben, damit diese den passenden Eintrag auswählen kann. Für Echtzeitabfragen war das noch nicht der Fall, denn die KI kannte deren Auswahlwerte nicht. In der Praxis fiel das z. B. bei der Vertragsanlage auf. Im Dokument steht der vollständige Name der Gesellschaft, im Formular wird aber der Matchcode benötigt.
Ab sofort werden der KI auch bei Echtzeitabfragen Antwortmöglichkeiten mitgegeben, sodass diese den im Dokument gefundenen Text der richtigen Antwortmöglichkeit zuordnen und den korrekten Wert eintragen kann.
Damit werden Formularen mit Echtzeitabfragen, wie z.B. die Vertragsanlage per KI-Upload, vollständiger und korrekter ausgefüllt. Demnach müssen Sie Werte wie die Gesellschaft nicht mehr manuell nachtragen, was ebenfalls zur Zeitersparnis beträgt.
Eigene Validierungsmeldungen aus dem Rechenkern
Bisher kamen Fehlermeldungen an einem Feld ausschließlich aus den Standardprüfungen des Controls (Pflichtfeld, Min-/Max-Wert, Format, IBAN, Datumsbereich). Fachliche Plausibilitätsregeln, die im Rechenkern eines Formulars hinterlegt sind, konnten keinen eigenen, fachlich formulierten Meldungstext am betroffenen Feld anzeigen.
Fortan kann jetzt über die Spalte „ErrorMessage“ eine eigene Fehlermeldung berechnet werden. Diese wird an das Formular übertragen und direkt am betroffenen Feld angezeigt, wodurch das Feld ungültig und damit das Absenden des Formulars verhindert wird. Liefert die Regel keine Meldung mehr, wird der Fehler wieder aufgehoben.
Infolge dieser Neuerung lassen sich Prüfregeln mit einer verständlichen, selbst formulierten Meldung ohne Entwicklungsaufwand direkt im Formular hinterlegen. Somit erkennen Sie unmittelbar, warum eine Eingabe nicht zulässig ist, statt eine generische Fehlermeldung zu sehen oder ein fachlich unplausibles Formular abzuschicken.
Neue Funktionen
Bedingungslogik für leere Wiederholungsgruppen
Mit dem neuen Release unterstützen die Bedingungslogiken sowohl im Formular-Designer als auch in der Formularoberfläche die Operatoren „leer“ und „nicht leer“. Damit können Sie Bereiche eines Formulars gezielt ein- oder ausblenden, je nachdem, ob eine Wiederholungsgruppe Einträge enthält oder nicht. Formularautoren können so z.B. Zusatzfragen oder Hinweistexte nur dann anzeigen lassen, wenn tatsächlich Einträge erfasst wurden, und Anwender sehen keine leerlaufenden Formularbereiche mehr.
Pflichtfeldvalidierung auf jeder Formularseite
Die aus forms-classic bekannte Zusatzoption „Pflichtfeldvalidierung auf jeder Formularseite“ steht jetzt auch für forms-plus zur Verfügung. Ist diese aktiv, können Sie erst eine Formularseite verlassen, sobald alle Felder dieser Seite korrekt befüllt sind. Dies gilt für den Weiter-Button, Sprung-Schaltflächen zu anderen Seiten und für das Vorwärtsklicken im Stepper. Beim Versuch, dennoch weiterzugehen, wird ein Hinweis angezeigt und daraufhin werden alle Fehlermeldungen der Seite eingeblendet und das erste fehlerhafte Feld wird angesprungen, wobei Sie jederzeit zurückgehen können. Für Formulare mit langen Strecken sinkt damit die Gefahr, Fehler erst am Ende gesammelt korrigieren zu müssen.
Detaillierte Beschreibungen aller Release Notes von ams6 finden Sie immer hier in unserer Online-Hilfe:
my.assfinetcloud
Benutzerverwaltung: Sachbearbeiter deaktivieren und neu zuweisen
Die Benutzerverwaltung wurde um neue Funktionen zur Verwaltung von Sachbearbeitern erweitert. Für jeden Benutzer kann nun festgelegt werden, ob er als Sachbearbeiter für neue Aufgaben zur Auswahl stehen soll.
Deaktivierte Sachbearbeiter werden in entsprechenden Auswahllisten nicht mehr angeboten. Bereits bestehende Zuordnungen und Aufgaben bleiben jedoch unverändert erhalten und weiterhin sichtbar. Die Deaktivierung kann jederzeit wieder aufgehoben werden.
Zusätzlich steht die Funktion „Sachbearbeiter neu zuweisen“ zur Verfügung. Mit dieser lassen sich alle Aufgaben und Zuordnungen eines Mitarbeiters in einem Schritt auf einen anderen Benutzer übertragen. Dabei werden die hinterlegten Sachbearbeiterangaben bei Kunden, Verträgen (Sachbearbeiter und Berater), Agenturen, Maklern, Terminen sowie Postfachdokumenten automatisch aktualisiert. Dies erleichtert insbesondere Vertretungsregelungen oder organisatorische Änderungen innerhalb des Unternehmens
.
Schlagworte: Vordefinierte Schlagworte bei der Objekterstellung
Die my.assfinetcloud-Verwaltung wurde um eine neue Konfigurationsseite für Schlagworte erweitert. Dort können Schlagworte gezielt für die Objekttypen Kunde, Vertrag, Schaden und Vorgang freigegeben werden, um die Zuordnung bei der Erfassung neuer Datensätze zu vereinfachen.
In den Erstellungsdialogen dieser Objekttypen werden die freigegebenen Schlagworte nun automatisch als vorausgewählte Chips angezeigt und durch einen grünen Haken gekennzeichnet. Nicht benötigte Schlagworte können vor dem Speichern des Datensatzes jederzeit abgewählt werden.
Alle ausgewählten Schlagworte werden direkt bei der Erstellung des Objekts übernommen und zugeordnet. Dadurch entfällt die bislang erforderliche nachträgliche Vergabe von Schlagworten und eine konsistente Verschlagwortung kann bereits bei der Erfassung sichergestellt werden.
Beachten Sie hierbei, dass diese Funktionalität ebenfalls nur im Standalone-Modus vorhanden ist.
Mehrere Provisionszahler pro Produkt
Produkten können ab sofort mehrere Provisionszahler zugeordnet werden. Das bisherige Auswahlfeld wurde hierfür zu einer Mehrfachauswahl mit integrierter Suchfunktion erweitert, sodass mehrere Provisionszahler komfortabel ausgewählt und verwaltet werden können.
Um die Konsistenz bestehender Daten zu gewährleisten, können Provisionszahler, die bereits in aktiven Verträgen verwendet werden, nicht aus dem Produkt entfernt werden. Entsprechende Einträge werden in der Auswahl deaktiviert dargestellt. Ein Tooltip erläutert den Grund der Einschränkung. Die Zuordnung zusätzlicher Provisionszahler ist weiterhin jederzeit möglich.
Dadurch wird die Pflege von Produkten flexibler gestaltet, ohne die Integrität bestehender Vertragszuordnungen zu beeinträchtigen.
Für detaillierte Informationen und eine ausführliche Erläuterung der Updates verweisen wir auch auf unsere umfassenden cloud Release-Notes, die regelmäßig veröffentlicht werden:
