Mailintegration in AMS – Teil 1: Archivierung

Manche Leute schauen mich komisch an, wenn ich behaupte, mein persönliches E-Mail-Archiv reicht bis 1994 zurück. Ja, das sind dreizehn Jahre – und es grenzt an ein Wunder, dass die archivierten E-Mails alle beteiligten Mailprogramme überlebt haben: Erst „elm“ und „pine“ unter SunOs, dann „pine“ unter Linux, dann verschiedene Installationen von Netscape Mail und Outlook Express, und jetzt Mozilla Thunderbird. Ich erspare mir an dieser Stelle die technischen Details, wie die Daten immer wieder transportiert und importiert wurden.

Tatsächlich ist es aber so, dass die Archivierung von E-Mails immer wichtiger wird. Warum? Erstens ersetzt E-Mail immer mehr den Briefverkehr – es ist so schnell und bequem, dass auch wichtige geschäftliche Korrespondenz über diesen Weg abgewickelt wird. Zweitens ist es aber so, dass die Dokumentation und Archivierung dieser Korrespondenz sehr wesentlich ist – schließlich würde man die Ordner mit seiner Papier-Korrespondenz auch nicht dem Zufall überlassen wollen, sie könnten ja mal Gegenstand einer gerichtlichen Auseinandersetzung werden …

Bei der Archivierung von E-Mails reicht es auch nicht aus, die Daten nur aufzuheben. Eine E-Mail auf einem Backup-Band in einem Banksafe zu haben ist zwar sehr tröstlich, aber auch sehr unpraktisch – zumindest dann, wenn keiner weiß, wo im Datenwust die Mail gespeichert ist oder ob es die Mail überhaupt gibt. Demnach ist die Auffindbarkeit der Daten neben der reinen Aufbewahrung der nächstwichtige Punkt.

In der Maklerkorrespondenz bietet es sich natürlich an, die E-Mail-Korrespondenz dort aufzubewahren, w die Kunden- und Vertragsakten sowieso schon leben – im AMS. Im folgenden soll es daher um Archivierungsthemen in AMS gehen.

Was jetzt schon geht

Wer aktuell AMS zusammen mit dem integrierten DMS (Dokumentenmanagementsystem) nutzt, hat es schon ziemlich gut. Er kann auf jeden Fall beliebige Dateien bei Kunden, Verträgen, etc. in AMS im Postbestand hinterlegen. Für eine E-Mail kann das z.B. so aussehen:

  • Die E-Mail wird aus dem Mailprogramm (z.B. Outlook/Outlook Express) heraus als „.eml“-Datei gespeichert, z.B. in den Ordner „C:\AMSSCAN“.
  • Von dort wird die E-Mail nach AMS eingelesen – entweder über den „Dokumenteneingang“ als Zwischenstation oder direkt über die Funktion „Datei importieren“ im Postbestand.
  • Zur Zuordnung muss jeweils der betreffende Kunde / Vertrag / … im AMS gesucht werden, zu dem die E-Mail passend abgelegt werden kann.

Wer viele E-Mails erhält oder verschickt, dem ist die Verarbeitung einzelner E-Mails auf diese Weise zu aufwendig. Eine Sammelverarbeitung kann z.B. auf folgendem Wege erreicht werden:

  • Alle zu archivierenden eingehenden E-Mails werden bei Erhalt an eine spezielle interne Mailadresse (z.B. „ablage@meinefirma.de“) weitergeleitet.
  • Alle zu archivierenden ausgehenden E-Mails werden mit BCC: (Blindkopie) an „ablage@meinefirma.de“ geschickt.
  • Alle E-Mails an „ablage@meinefirma.de“ gehen an einen zentralen Platz, an dem einmal am Tag die E-Mails gespeichert, nach AMS importiert und dort zugeordnet werden.

Dieses System ist übrigens seit Jahren bei AssFiNET (selbst enthusiastischer Nutzer von AMS in der eigenen Verwaltung!) in Benutzung. Das ist schon recht gut, beinhaltet aber noch ein paar manuelle Schritte – namentlich das Speichern der E-Mails aus dem Mailprogramm und die Zuordnung in AMS.

Was schon bald zusätzlich geht

In der bald erscheinenden AMS-Version 3.0 haben wir im Bereich E-Mail-Archivierung einiges getan.

Zunächst wollten wir das Hereinholen der E-Mails nach AMS vereinfachen. Dazu ist die Zusammenarbeit mit dem Mailprogramm nötig – also die Entwicklung einer Schnittstelle. Aus der an dieser Stelle im Entwicklungsblog durchgeführten Umfrage wissen wir, welche Mailprogramme hauptsächlich bei AMS-Anwender im Einsatz sind:

Programm Anteil
Microsoft Outlook 65 %
Tobit David/Infocenter 15 %
Microsoft Outlook Express 8 %
Mozilla Thunderbird 8 %
Sonstige 3 %

Damit war klar: Mit Schnittstellen zu Microsoft Outlook und Tobit erreicht AMS 80 % der Anwender – wenn die Nutzer von Outlook Express vom Upgrade auf die Vollversion von Outlook überzeugt werden können, sogar 88 %.

Daher sind Schnittstellen zu Outlook und Tobit entwickelt worden – E-Mails können aus diesen Programmen direkt nach AMS eingelesen werden.

Der nächste Schritt war die Zuordnung zu Kunden / Verträgen / etc. in AMS. Dazu liest AMS nun beim Einlesen einer E-Mail die Sender- und Empfängeradressen und gleicht diese mit Mailadressen von Kunden, Gesellschaften, Vermittlern etc. ab. Die Zuordnung einer E-Mail an der Kundenakte ist nun sehr einfach geworden – automatisiertes Einlesen über die Schnittstelle und anschließend ein Klick im DMS-Dokumenteneingang („Vorgeschlagene Zuordnung übernehmen“).

Und was ist mit der vertragsbezogenen Korrespondenz – die soll doch lieber am Vertrag als am Kunden abgelegt werden? Nicht verzagen, auch dafür gibt es eine Lösung. Mehr davon im nächsten Teil!

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