Mailintegration in AMS – Teil 2: Mailen aus AMS

Am Anfang des ersten Teils dieses Artikels stand schon die Feststellung, dass sich geschäftliche Korrespondenz immer weiter von der Papiervariante (schreiben, drucken, in den Umschlag, Briefmarke, in die Post) zur elektronischen Variante E-Mail entwickelt. Dieser Tatsache soll natürlich auch beim Verfassen von E-Mails aus AMS Rechnung getragen werden.

Im folgenden geht es um die alten und neuen Funktionen in AMS, die sich um das Verfassen von E-Mails drehen.

Was jetzt schon geht

Wie AMS-Anwender wissen, verfügt AMS über ein über die Jahre entwickeltes, sehr ausgefeiltes Formularwesen für das Erstellen von Briefen mit Microsoft Word. Die Hauptmerkmale:

  • An verschiedensten Stellen im Programm (z.B. Kunde, Gesellschaft) kann ein Brief erstellt werden.
  • Je nach Kontext gibt es verschiedene Briefformulare, die Layout/Briefkopf und Anschrift des Empfängers enthalten (z.B. Vertrag: Brief an Kunde, Brief an Gesellschaft, …).
  • Je nach Art des Empfängers kann entschieden werden, ob der Brief an die Hauptadresse oder eine gespeicherte Referenzadresse geht.
  • Im Briefformular können über Variablen in eckigen Klammern diverse Daten aus AMS eingebunden werden – Kundendaten, Vertragsdaten, spartenspezifische Tarifmerkmale …
  • Der Brief kann in Microsoft Word frei bearbeitet werden.
  • Briefinhalte können über Textbausteine (auch hier unter Rückgriff auf AMS-Daten) „zusammengebaut“ werden. Sehr einfach lassen sich so z.B. Deckungsaufgaben oder Schadenanzeigen gestalten.
  • Briefe werden nach der Fertigstellung im Postbestand archiviert. Es können auch direkt Wiedervorlagetermine angelegt werden, wenn „nachgehakt“ werden muss.

Dagegen sind die Funktionen zur Erstellung von E-Mails weniger mächtig:

  • E-Mails können per Klick auf das Symbol in Eingabefeldern für E-Mail-Adressen gestartet werden. Damit wird eine leere E-Mail mit eingetragenem Empfänger geöffnet, die nun geschrieben werden kann.
  • Briefe aus dem Postbestand können als Anhang an eine E-Mail an eine relevante Mailadresse gesendet werden. So kann z.B. ein Geschäftsbrief erst als Word-Brief erstellt und dann als E-Mail-Anhang versendet werden.

Was schon bald gehen wird

Wie soll bei E-Mails die gleiche Funktionsvielfalt bereitgestellt werden wie bei normalen Briefen? Auch bei E-Mails wünscht man sich vielfach Formularwesen und Textbausteine. Aber es kann keine Lösung sein, nun ein getrenntes „E-Mail-Formularwesen“ bereitzustellen – wer will schon all seine Textbausteine in separaten Word- und E-Mail-Varianten pflegen? Aus technischen Gründen müssten die Inhalte immer getrennt sein, denn Word nutzt das „RTF“-Format und in E-Mails wird entweder reiner Text ohne Formatierung oder das HTML-Format genutzt.

Dagegen ist das System, Briefe mit Layout als Anhang zur E-Mail mitzuschicken, im Prinzip nicht schlecht – wenn man einige Verfahrensweisen vereinfacht. Daher wurde in AMS in einigen Punkten angepasst:

  • Nach dem Schreiben eines normalen Briefs in Word kann der Brief nun direkt als E-Mail verschickt werden.
  • Beim Versenden eines Briefs kann der Anwender entscheiden, ob der Brief als Anhang (RTF-Format) oder als Mailtext gesendet werden soll. In letzterem Fall wird das Layout (Formatierungen, Einrückungen, …) automatisch aus dem Text entfernt – je nach Art des Layouts sieht daher die Mailtext-Variante deutlich anders aus als die Originalvariante.
  • Beim Versenden als E-Mails werden im System alle Mailadressen herausgesucht, die als Empfänger in Frage kommen (z.B. beim Schaden: Kunde und Referenzen, Gesellschaft und Referenzen, Vermittler, Vertragsreferenzen, Schadenreferenzen, Schadensachbearbeiter). Jede Adresse kann als „To:“, „Cc:“ oder „Bcc:“ verwendet werden.
  • Zusätzlich können an eine E-Mail auch andere Dokumente aus AMS anhängt werden – z.B. die Maklervollmacht, die im Kundenpostbestand hinterlegt ist.

Das waren nur die wichtigsten Änderungen. Eine Antwort auf eine Frage aus dem ersten Teil dieses Artikels bin ich jetzt aber noch schuldig geblieben: Wie schafft man es, empfangene vertragsbezogene E-Mails automatisiert am Vertrag abzulegen?

So geht es: Beim Schreiben von vertragsbezogenen E-Mails kann AMS in den Betreff der E-Mail ein spezielles internes Kennzeichen für den Vertrag (Trackingnummer) einsetzen. Antwortet der Empfänger auf die E-Mail, wird in der Regel der Betreff auch in die Antwortmail übernommen. In beiden Fällen – gesendete und empfangene E-Mail – kann AMS die Trackingnummer auslesen und die Vorgang korrekt zum Vertrag ablegen.

Das soll zunächst als erster Einblick in die Mailintegration reichen – die AMS-Version 3.0 wird voraussichtlich Ende August erscheinen und dann wird manches klarer werden!

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