Mitarbeiter auf neu eingegangene Dokumente hinweisen

Ein kleiner Nebeneffekt aus der Reorganisation der Termine (und ehemaligen Jobs und Kontakte) in der aktuellen AMS.4-Version (3.5): Früher bekamen wir bei AssFiNET ab und an die Anregung, dass ein Benutzer direkt einen Hinweis in der Statusliste bekommen sollte, wenn ihm ein Dokument neu zur Bearbeitung zugewiesen wurde – ähnlich wie bei den damaligen „Jobs“, bei denen direkt alarmiert wird.

Das geht nun seit der Vereinheitlichung von Terminen und Jobs über den Wiedervorlagetermin:

  1. Dokument einscannen oder in AMS einlesen. Das Dokument steht anschließend im Dokumenteingang und kann dort gesichtet werden.
  2. Wer das Dokument sichtet, kann u.U. schon erkennen, welcher Mitarbeiter sich damit beschäftigen muss, und zu welchem Kunden oder Vertrag das Dokument gehört. In diesem Fall kann das Dokument direkt zugeordnet werden (Zuordnung zu Kunde, Vertrag, Schaden, Gesellschaft, Vermittler, Adresse)
  3. Nach der Zuordnung fragt AMS nach den weiteren Dokumentdaten (Titel, Kommentar, Schlagwörter, Ordner, …). Hier gibt es ebenfalls die Funktion „Termin anlegen“.
  4. Wird nun ein Termin angelegt, dem betreffenen Mitarbeiter zugeordnet und dort das Häkchen für „Alarm aktiviert“ gesetzt, erhält der Mitarbeiter nach einigen Sekunden einen entsprechenden Hinweis am unteren Rand seines AMS-Fensters.

Ein kleiner Haken sei nicht verschwiegen: Man kann dem Termin nicht direkt ein Dokument zuordnen – u.U. ist also im Text des Termins ein Hinweis auf das Dokument nötig, nach dem Muster „Bitte Police prüfen, Dokument befindet sich im Postbestand“.

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