Geschäftsprozesse als Workflow automatisieren – im grafischen Editor.
assfinet automate bildet wiederkehrende Abläufe als Workflow ab: Bausteine auf die Fläche ziehen, verbinden, testen, freigeben. Für die häufigsten Geschäftsvorfälle stellt assfinet fertige Standard-Workflows bereit, die Sie direkt in ams6 nutzen.
Ein Workflow ist ein Ablauf aus Bausteinen
Jeder Schritt eines Geschäftsprozesses ist ein Baustein: einen Vorgang anlegen, eine E-Mail versenden, auf ein Formular warten. Im Editor setzen Sie die Bausteine zu einem Ablauf zusammen – selbst oder als Projekt mit assfinet.
- 01
Bausteine wählen
Aus der Palette ziehen Sie die Aktivitäten auf die Arbeitsfläche – vom Vorgang über die E-Mail bis zum forms-Formular.
- 02
Ablauf verbinden
Jeder Baustein meldet, wann er fertig ist. Sie verbinden die Ausgänge zum Ablauf, mit Verzweigungen, Schleifen und Warteschritten.
- 03
Eigenschaften setzen
Pro Baustein legen Sie Eingaben und Ausgaben fest: welcher Textbaustein, welches Schlagwort, welcher Vorgangsstatus.
- 04
Testen und veröffentlichen
Ein Workflow entsteht als Entwurf, wird getestet und erst dann freigegeben. Jede Fassung bleibt als Version nachvollziehbar.
Die Bausteine
- VorgängeVorgänge anlegen, aktualisieren und kommentieren, Wiedervorlagen setzen.
- EventsDen Kontext eines Geschäftsvorfalls laden und das Event nach der Bearbeitung archivieren.
- NachrichtenE-Mails aus anpassbaren Textbausteinen versenden – an Kunden oder Gesellschaften.
- Formulareforms-Formulare erzeugen, versenden und auf die Rückmeldung warten.
- ObjekteSchlagworte setzen, Status ändern, Dokumente im Postbestand ablegen.
- KIDaten aus E-Mails und Dokumenten mit assfinet ai auslesen und weitergeben.
- AblaufsteuerungVerzweigungen, Schleifen, Zeitsteuerung und Warten auf eine Benutzereingabe.
- SchnittstellenHTTP-Aufrufe an andere Systeme und Warten auf den Aufruf einer URL.
Fertige Workflows für wiederkehrende Geschäftsvorfälle
assfinet stellt Workflows für die häufigsten Abläufe im Maklerbetrieb bereit. Sie stehen allen ams6-Kunden zur Verfügung, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind, und werden laufend weiterentwickelt.
Neukunde mit Maklermandat
Drei Workflows nacheinander – vom Interessenten aus der E-Mail bis zum Kunden mit unterschriebenem Mandat.
- 1 Partner anlegen Legt den Interessenten mit den Daten an, die assfinet ai aus der E-Mail ausgelesen hat.
- 2 Erstinformation versenden Versendet die Erstinformation per E-Mail mit einem forms-Formular zur Ergänzung der Stammdaten und übernimmt die Rückmeldung.
- 3 Maklermandat generieren Erzeugt Maklervertrag und -vollmacht als forms-Formular, legt die unterschriebenen Dokumente im Postbestand ab und setzt den Status auf Kunde.
Fremdvertragsanlage mit Bestandsübertragung
Legt Fremd- und Angebotsverträge per KI-Auslese aus hochgeladenen Dokumenten an, zeigt die Bestandsübertragung auf Wunsch bei der Gesellschaft an und erzeugt je Vertrag einen Vorgang zur Nachhaltung.
Änderung der Anschrift
Prüft und korrigiert die Anschrift im Dialog und informiert auf Wunsch je Vertrag die Gesellschaft per E-Mail – mit Vorgang.
Änderung der Bankverbindung
Prüft und korrigiert die Bankverbindung und meldet sie für Verträge mit Lastschrift an die jeweilige Gesellschaft.
Vertrag kündigen
Informiert die Gesellschaft per E-Mail über die Kündigung und legt den Vorgang an – als Dunkelverarbeitung ohne weitere Eingabe.
Vertragsspiegel erstellen
Stellt die Vertragsübersicht für den Kunden zusammen, versendet sie per E-Mail und legt sie im Postbestand ab.
Ihr Ablauf fehlt?
Eigene Workflows entstehen im selben Editor – auf Basis der Standard-Workflows oder neu, auf Wunsch als Projekt mit assfinet.
Zu den Projekten →Voraussetzungen, Konfiguration und Ablauf jedes Workflows beschreibt die assfinet Hilfe.
Workflows starten dort, wo der Geschäftsvorfall ankommt
Wo Sie einen Workflow auslösen
- Im Event. Der KI-Assistent erkennt den Geschäftsvorfall einer eingehenden E-Mail und schlägt den passenden Workflow vor.
- Am Objekt. Am Kunden, am Vertrag oder im Vorgang – dort, wo die Voraussetzungen des Workflows erfüllt sind.
- Über den AI-Agent. Auf der Startseite über das Widget, auch ohne E-Mail-Kontext.
- Ohne Eingabe. Einzelne Workflows laufen vollständig im Hintergrund, etwa die Kündigung eines Vertrags.
Anpassen statt neu bauen
- Textbausteine. Die E-Mails der Standard-Workflows passen Sie an Ihren Betrieb an. Löschen Sie Ihre Fassung, gilt wieder der assfinet-Standard.
- Formulare. Die forms-Formulare der Workflows lassen sich kopieren und bearbeiten.
- Vorgänge. Jeder Workflow dokumentiert sich im Vorgang – mit Sachbearbeiter und Wiedervorlage zur abschließenden Prüfung.
- Warteschritte. Wartet ein Workflow auf die Rückmeldung des Kunden, ruht er, bis das Formular zurückkommt, und läuft dann weiter.
Sehen Sie Workflows in ams6 im Einsatz.
In der Online-Präsentation zeigen wir die Standard-Workflows und den Editor an Ihrem Anwendungsfall.