Maklerverwaltungsprogramm auswählen: Kriterien, die im Betrieb zählen

assfinet Redaktion · 25. Juli 2026

Die Auswahl eines Maklerverwaltungsprogramms wird meist als Funktionsvergleich geführt: Man stellt Häkchenlisten nebeneinander und wählt die längste. Das führt regelmäßig in die Irre, weil die Systeme sich in den Grundfunktionen kaum unterscheiden – Bestand, Dokumente, Vorgänge, Courtage kann jedes. Der Unterschied liegt an anderen Stellen.

Dieser Artikel nennt Kriterien und die Fragen, mit denen man sie prüft. Er vergleicht keine Anbieter.

1. Datenmigration

Das ist der Punkt, an dem Umstellungen scheitern, und der am schlechtesten geprüfte. Vertragsdaten aus einem gewachsenen Bestand sind selten sauber: historische Sparten, Sonderlogiken in Freitextfeldern, Dokumente ohne Zuordnung.

Fragen Sie deshalb nicht, ob migriert werden kann, sondern was genau übernommen wird — und was nicht. Lassen Sie sich den Umfang schriftlich geben:

• Vertragshistorien oder nur der aktuelle Vertragsstand?
• Dokumente samt Zuordnung zum richtigen Vertrag?
• Offene Posten, Provisionsstände und Storni?
• Schadenvorgänge mit Verlauf?

Zwei weitere Fragen sind aussagekräftiger als jede Zusicherung: Hat der Anbieter Migrationen aus genau Ihrem Vorsystem schon durchgeführt, und können Sie mit einem dieser Kunden sprechen? Und: Wer bereinigt die Daten — Sie oder der Anbieter, und zu welchem Preis?

2. BiPRO- und GDV-Tiefe

„BiPRO-fähig” sagt fast nichts. Entscheidend ist, welche Normen mit welchen Gesellschaften tatsächlich produktiv laufen. Die Normreihen unterscheiden sich stark in ihrer Wirkung: 430 liefert Dokumente und Geschäftsvorfälle, 420 deckt Tarifierung, Angebot und Antrag ab, 502 die Vertragsänderung.

Nützliche Frage: Welcher Anteil des Posteingangs wird dunkel verarbeitet, also ohne manuelles Zuordnen? Und: Mit wie vielen Ihrer Gesellschaften besteht eine aktive Anbindung — nicht theoretisch, sondern in Betrieb.

3. Courtage und Abrechnung

Hier trennt sich Verwaltungssoftware von Buchhaltungsfähigkeit. Das Verwaltungsprogramm ist das Nebenbuch: Es führt Inkasso, Courtageforderungen, offene Posten und Storni und übergibt verdichtete Buchungen an die Finanzbuchhaltung.

Prüfen Sie die Übergabe an Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung, die Abbildung Ihrer Provisionsmodelle einschließlich Untervermittlern, die Stornoverwaltung und die Nachvollziehbarkeit alter Perioden. Eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 verkürzt die Diskussion mit dem Prüfer, ersetzt aber nicht Ihre eigene Verfahrensdokumentation.

4. Rechte, Rollen und Mandanten

Sobald mehr als eine Handvoll Menschen im System arbeiten, wird das relevant: Wer darf welche Bestände sehen, wer darf abrechnen, wer freigeben? Wenn Sie Untervermittler anbinden oder mehrere Firmen führen, brauchen Sie echte Mandantentrennung, nicht nur Sichtfilter.

5. Ausstiegskosten

Der unbequemste Punkt und derjenige, der beim Kauf niemanden interessiert. Klären Sie vor Vertragsschluss, in welchem Format Sie Ihre Daten bei einer Kündigung zurückbekommen, ob Dokumente und Historien enthalten sind und was ein Export kostet. Wer das nicht schriftlich hat, kauft eine Einbahnstraße.

6. Betriebsmodell und Nachweise

Cloud oder eigener Server ist keine Glaubensfrage, sondern eine Frage von Verantwortung und Nachweisen. Bei Cloud-Betrieb gehören dazu eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO, Angaben zu Serverstandorten und eine Zertifizierung des Informationssicherheits-Managements, üblicherweise nach ISO 27001. Bei eigenem Betrieb liegt all das bei Ihnen.

7. KI-Zielbild

Inzwischen hat praktisch jeder Anbieter „KI” im Prospekt. Die Frage ist nicht, ob es KI gibt, sondern welche Rolle sie im Zielbild des Produkts hat — und was davon heute schon läuft.

Vier Fragen trennen Ankündigung von Substanz:

• Bestandteil oder Zusatzmodul? Ist die Assistenz Teil jeder Instanz oder ein kostenpflichtiges Add-on, das später einzeln verhandelt wird?
• Produktiv oder Roadmap? Lassen Sie sich zeigen, was heute im Tagesgeschäft eines Kundenbetriebs läuft — nicht, was in einer Demo funktioniert.
• Wo wird verarbeitet, und mit welchen Daten? Verlassen Ihre Bestandsdaten die EU? Werden sie zum Training von Modellen genutzt? Beides gehört in den Vertrag, nicht ins Gespräch.
• Bleibt die Entscheidung beim Menschen? Alles mit Kundenwirkung braucht eine Freigabe und ein Protokoll, das nachvollziehbar macht, wer wann was entschieden hat. Danach fragen der EU AI Act und Ihre eigene Prüfung.

Wichtiger als einzelne Funktionen ist die Richtung. Wird KI als Zusatzfunktion an ein bestehendes System geklebt, oder ist die Plattform darauf ausgelegt, dass Assistenten auf dem gesamten Datenbestand arbeiten? Das entscheidet darüber, wie viel Nutzen in fünf Jahren daraus entsteht — und ob Sie dann den Anbieter wechseln müssen, um mitzuhalten.

8. Weiterentwicklung und Abhängigkeit

Fragen Sie nach dem Releasezyklus und danach, wie Kundenanforderungen priorisiert werden. Fragen Sie außerdem, wie das Produkt in fünf Jahren aussehen soll: Ein Anbieter ohne artikuliertes Zielbild hat keins. Und schließlich, unbequem aber notwendig: Ist der Anbieter auf Dauer tragfähig? Ein Verwaltungsprogramm bindet Sie für zehn Jahre und mehr — die Perspektive des Anbieters ist ein Auswahlkriterium wie jedes andere.

Vorgehen

Bewährt hat sich diese Reihenfolge: eigene Anforderungen aufschreiben, bevor Sie Demos ansehen; die Demos an Ihrem eigenen Beispielfall führen lassen, nicht am Musterbestand des Anbieters; den Migrationsumfang schriftlich vereinbaren; und mit Bestandskunden ähnlicher Größe sprechen, die die Umstellung aus Ihrem Vorsystem hinter sich haben.

Wie assfinet diese Punkte löst, beschreiben die Seiten ams6 für Maklerbetriebe, Migration von ams.5 zu ams6 und – für Pools und Vertriebe mit angeschlossenen Vermittlern – Software für Pools, Vertriebe und Agenturen.