IDW PS 880: Was die Softwarebescheinigung für das Rechnungswesen bedeutet

assfinet Redaktion · 24. Juli 2026

Wer Software einsetzt, die rechnungslegungsrelevante Daten verarbeitet, begegnet ihr in der Prüfung wieder. Das gilt für Versicherer und Assekuradeure – und ebenso für Maklerbetriebe, deren Verwaltungsprogramm mehr ist als eine Bestandsdatenbank. Für die Beurteilung solcher Software gibt es einen eigenen Standard: IDW PS 880, herausgegeben vom Institut der Wirtschaftsprüfer.

Was der Standard regelt

IDW PS 880 beschreibt Vorgehen und Umfang, wenn ein Wirtschaftsprüfer ein Softwareprodukt beurteilt, das rechnungslegungsrelevante Daten verarbeitet. Geprüft werden im Kern:

• Ordnungsmäßigkeit der Verarbeitung – rechnen und buchen die Programmfunktionen korrekt und reproduzierbar
• Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit – ist der Weg vom Belegdatum zur Buchung und zurück dokumentiert
• Einhaltung der GoBD – Unveränderbarkeit, Aufbewahrung, Protokollierung
• Verfahrensdokumentation – beschreibt der Hersteller die Verarbeitung so, dass ein Prüfer ihr folgen kann

Das Ergebnis ist eine Softwarebescheinigung. Sie bezieht sich immer auf eine bestimmte Programmversion, nicht auf ein Produkt im Allgemeinen – Folgeversionen erfordern eine erneute Betrachtung.

Hauptbuch und Nebenbuch: wo das Verwaltungsprogramm steht

In der Buchhaltung wird zwischen Hauptbuch und Nebenbuch unterschieden. Das Hauptbuch ist die Finanzbuchhaltung mit den Sachkonten und dem Jahresabschluss – häufig in einem separaten System oder bei der Steuerberatung. Ein Nebenbuch führt die Einzelkonten hinter einem Sachkonto und liefert dem Hauptbuch verdichtete Buchungen.

Genau diese Rolle nimmt ein Maklerverwaltungsprogramm ein. Es führt:

• Prämieninkasso – vereinnahmte Beträge, die dem Versicherer zustehen und damit treuhänderisch vereinnahmtes Fremdgeld sind
• Courtage- und Provisionskonten – Forderungen gegen Versicherer, Verbindlichkeiten gegenüber Untervermittlern
• Offene Posten – Fälligkeiten, Zahlungseingänge, Mahnstände je Kunde und Vertrag
• Stornierungen und Rückläufer – Korrekturen, die auf Prämie, Steuer und Provision gleichzeitig wirken

Die Übergabe an die Finanzbuchhaltung erfolgt als Buchungsstapel. Für die Prüfung heißt das: Der Prüfer betrachtet nicht nur das Hauptbuch, sondern auch das Vorsystem, aus dem die Zahlen kommen. Ein Nebenbuch, dessen Buchungen nicht bis zum Beleg nachvollziehbar sind, wird zum Problem des Anwenders – nicht des Herstellers.

Für Produktgeber gilt dasselbe Prinzip auf größerer Stufe: Bei Assekuradeuren kommt die Abrechnung gegenüber dem Risikoträger hinzu, bei Versicherern die Abrechnung gegenüber Vertriebspartnern und Agenturen.

Was die Bescheinigung nicht leistet

Zwei Missverständnisse sind verbreitet.

Erstens: Eine Bescheinigung ist keine Zusicherung, dass der eigene Abschluss ordnungsmäßig ist. Sie sagt etwas über das Werkzeug, nicht über seine Verwendung. Konfiguration, Berechtigungen, Prozesse und die eigene Verfahrensdokumentation bleiben in der Verantwortung des anwendenden Unternehmens.

Zweitens: Sie ist keine Aussage über Informationssicherheit. Dafür sind andere Nachweise vorgesehen – etwa eine Zertifizierung nach ISO 27001 für das Informationssicherheits-Management oder ein C5-Nachweis für Cloud-Dienste.

Was das praktisch bedeutet

Liegt für das eingesetzte Rechnungswesen eine Bescheinigung nach IDW PS 880 vor, verkürzt das die Diskussion mit Prüfern: Die Frage verschiebt sich von der Software auf die eigenen Prozesse. Umgekehrt ersetzt keine Bescheinigung eine saubere Verfahrensdokumentation im Betrieb.

Wie die Abrechnung in der Praxis aufgebaut ist, beschreiben die Seiten ams6 für Maklerbetriebe und Abrechnung für Produktgeber. Die Systematik der Periodenabrechnung gegenüber einem Risikoträger erklärt der Artikel Bordereau-Abrechnung.